La gestion des congés payés est essentielle pour les entreprises, notamment dans la politique RH. Pour s'assurer de respecter la loi, il est indispensable de comprendre les périodes et les règles liées à l'acquisition et à la prise de congés. Afin de les gérer efficacement, voici quelques informations clés et des conseils pratiques.

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Planification des congés, 3 points à retenir

• Période d'acquisition des congés payés

Les collaborateurs acquièrent des droits à congés payés au cours de leur période de travail. Conformément à la loi, ils ont droit à 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif, soit un total de 30 jours ouvrables pour une année complète de travail.

• Période de référence

La période de référence pour le calcul des congés payés est généralement fixée du 1er juin de l'année précédente au 31 mai de l'année en cours.

• Période de prise légale

Les collaborateurs ont le droit de prendre leurs congés payés pendant une période légale définie par la loi, qui s'étend d’ordinaire du 1er mai au 31 octobre. Il est crucial d'encourager les collaborateurs à planifier leurs congés en tenant compte de cette période pour éviter tout litige ultérieur.

Information des salariés sur les congés estivaux

Il est de notre responsabilité en tant qu'employeur ou fonction RH de donner en amont toutes les informations nécessaires concernant la prise de congés pendant la période estivale. Nous devons leur rappeler la nécessité de planifier leurs congés à l'avance, en tenant compte des besoins opérationnels de l'entreprise, tout en respectant leurs droits légaux. (voir aussi : Gestion RH, comment travailler pendant les Jeux Olympiques ? )

Congés payés en cas de fermeture de l’entreprise

Dans ce cas il est impératif que les collaborateurs soient informés à l'avance des dates de fermeture et des modalités de prise de congés pendant cette période.

Congés payés en cas de maladie

Depuis 2003, une directive européenne stipule que les arrêts maladie doivent générer des congés payés. Le 13 septembre 2023, la Cour de cassation a publié des arrêts aux termes desquels elle considère que :

- Les employeurs doivent écarter les dispositions du code du travail qui limitent l'acquisition de congés payés aux seuls arrêts pour accident de travail ou maladie professionnelle. Désormais, les salariés peuvent également acquérir des congés payés pendant les arrêts maladie ordinaires

- L’employeur n’est pas autorisé à limiter à un an l’indemnité compensatrice de congés payés en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle.

- Si un salarié souhaite demander une indemnité de congés payés, il doit le faire dans un délai de trois ans. Cependant, la date de début de la demande reste à définir.

- Les congés payés acquis à la date du début du congé parental peuvent être pris à la date de retour du salarié. Selon l'analyse de plusieurs experts, cette notion d'acquisition s'étend également à d’autres congés qualifiés de "payés” comme les congés d'ancienneté supplémentaires prévus par certaines conventions collectives, telle que la convention Syntec (Article 5.1.2).

NB : Ces mesures concernent les congés payés, et non pas les RTT.

Devez-vous l'appliquer ?

Le salarié a la possibilité de saisir le Conseil de prud’hommes, si l’employeur ne veut pas appliquer la nouvelle jurisprudence. Ce qui ne sera pas favorable à l’employeur dans la mesure où il pourrait être condamné à verser des dommages-intérêts.

Nous vous conseillons donc d’appliquer la nouvelle jurisprudence pour éviter des régularisations dans la Déclaration Sociale Nominative (DSN), les décalages de provisions et les litiges éventuels.

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Quelles sont les prochaines étapes face à ces évolutions juridiques ?

Le gouvernement doit transposer ces éléments via une loi d'adaptation et préciser les zones d'ombre telles que la durée et le point de départ de la rétroactivité, le nombre de congés limités notamment.

Dans sa décision n°2023-1079 QPC du 8 février 2024, le Conseil constitutionnel a confirmé la conformité des dispositions légales à la Constitution. En résumé, les employeurs qui continuent d'appliquer le non-maintien des congés payés pendant la maladie ordinaire ne sont pas considérés comme étant en "faute", tant que le gouvernement n'a pas statué au niveau législatif.

Quelle que soit votre décision, assurez-vous de communiquer avec votre CSE, vos collaborateurs et votre cabinet de paie.

Pour conclure cet article, la gestion des congés payés nécessite une compréhension précise des règles et des périodes relatives. Ces éléments s'appuient sur des dispositions du Code du Travail que vous devez rapprocher de vos spécificités conventionnelles et/ou accords / usages internes.

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