Dès le 18 juillet et jusqu’au 8 septembre prochain, la capitale fera office d’hôte pour ce grand événement avec les premières délégations et l’ensemble des spectateurs qui prendront possession des chambres et des installations sportives qui seront mises à leur disposition.
En tant qu'employeurs et professionnels de la fonction RH, nous allons être confronté à un nouveau casse-tête : maintenir l’activité tout en préservant le bien-être et la sécurité des collaborateurs. En effet, il est de notre responsabilité d'anticiper cet événement exceptionnel, qui sera source de perturbations dans les déplacements quotidiens de nos collaborateurs. Il y a de grandes chances pour que l'accès aux locaux, les déplacements professionnels mais aussi les lieux de résidence de nos collaborateurs soient impactés.
Par où commencer ?
Nous avons identifié plusieurs mesures préventives (liste non exhaustive) pour atténuer les éventuelles difficultés rencontrées lors de cet événement sportif. En tout état de cause, il s'agit de mesures qui s'appuient sur des dispositions du Code du Travail que vous devez rapprocher de vos spécificités conventionnelles et/ou accords / usages internes.
Voici 7 mesures que vous pouvez mettre en place !
1. Identifiez les zones impactées par l'événement
Votre lieu de travail ou les lieux de résidence de vos collaborateurs peuvent être concernés par les restrictions de circulation liées à l'activité sportive. Le site de la Mairie vous permet rapidement de le vérifier.
2. Recommandez Des itinéraires alternatifs à vos salariés
Ils gagneront du temps pour se rendre au travail malgré les éventuelles perturbations et économiseront de l’énergie.
3. Proposez des modes de transport alternatifs
Le vélo, la marche à pied, la trottinette, les rollers ou encore le skateboard sont vivement recommandés par le gouvernement. Si vous avez déjà mis en œuvre des mesures liées à la mobilité durable, pensez à anticiper la gestion administrative du changement de moyen de transport de vos collaborateurs.
4. Favorisez le télétravail
Dans la mesure du possible et si cela est compatible avec votre activité, n’hésitez pas à réfléchir à des nouvelles modalités de télétravail pendant la période de cet événement exceptionnel. Pour mémoire, le télétravail pourra dans ce cas être mis en place immédiatement, sans délai, ni formalisme particulier. Nous vous recommandons de discuter à l'avance avec vos employés et, si vous en avez un, avec votre Comité Social et Économique (CSE). Ce dernier doit être informé et consulté pour tout changement important, affectant les conditions de travail, la santé ou la sécurité des salariés, y compris l'introduction du télétravail.
5. Suggérez des congés payés*
Vous avez la possibilité de demander à vos collaborateurs de prendre des congés payés pendant les JO. N’oublions pas qu’il s’agira de la période d’été propice à la pose de longs congés. Les salariés doivent être informés des dates de la période de prise de congés payés au moins 2 mois avant qu'elle ne commence. De plus, il est nécessaire que les employés aient leurs dates de départ en congés confirmées au moins 1 mois avant leur départ.
6. Envisagez la fermeture de votre entreprise
En l’absence d’accord collectif, l’employeur décide seul de fermer l’entreprise et en informer le CSE s'il en dispose., Une communication sur l'ordre des départs puis auprès des salariés sera nécessaire.
7. Autorisez une flexibilité sur les horaires
Il peut être aussi opportun d’assouplir les horaires d'arrivée et de départ pendant la période de l'événement.
Pour aller plus loin, quelques modalités légales
- Mettez à jour votre DUERP (document unique d'évaluation des risques professionnels) avec les mesures exceptionnelles prises, si vous êtes concerné.
- Renseignez-vous sur votre éligibilité aux dérogations pour le travail du dimanche :
- Obtenez une dérogation pour l'emploi de collaborateurs de nationalité étrangère pour les activités privées de sécurité.
- Faites bénéficier vos employés de bons d’achat et cadeaux dans le cadre de l’événement.
Plus d’informations sur l’URSSAF
*Pour rappel :
Conformément à l’article L.3141-17 du Code du travail, les congés payés sont pris selon le principe suivant : la durée des congés pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables. Ainsi, les jours acquis au-delà de 24 jours seront pris à part donc en ce sens, l'employeur ne peut imposer plus de 24 jours ouvrables ou 20 jours ouvrés (soit 4 semaines maximum sur les 5).
Si l’employeur impose des congés payés sans tenir compte des modalités adoptées par accord ou convention, ou sans respecter le délai de prévenance (1 jour ou 1 mois selon le contexte), le salarié peut s'opposer aux congés. En effet, la jurisprudence établit que l’employeur doit pouvoir prouver qu’il a bien rempli ses obligations d’information des salariés et de respect des textes. Dans le cas contraire, la justice peut estimer l’existence d’un préjudice (Cass. Soc. 9 mai 2019 n°17-27.448)
Pour en savoir plus sur les souplesses envisageables : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/dgt_fiche_jop_0804.pdf
Les Jeux Olympiques et Paralympiques arrivent à grands pas, nous vous aidons à anticiper votre organisation interne.
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